A WCS está a recrutar um Assistente Administrativo e Procurement, para Maputo, em Moçambique.
Funções
- As responsabilidades do assistente administrativo irão incluir:
Administração
- Atender e direcionar telefonemas, receber mensagens
- Dar apoio a todos os aspectos administrativos do escritório
- Dar apoio à organização de reuniões, conferências, workshops e treinos com os parceiros da WCS
- Agendar, coordenar e apoiar na organização dos processos logísticos e administrativos associados de actividades ou eventos
- Fazer entrega de correspondências relacionadas ao escritório no geral
- Garantir que os processos administrativos sejam efectuados de acordo com as políticas internas da instituição, e sempre que necessário, harmonizar com as políticas específicas das entidades parceiras e financiadoras da WCS
- Preparar e distribuir correspondência, memorandos e formulários
- Manter vínculos efetivos entre as funções financeiras e administrativas dentro da organização
- Assegurar que os contratos de arrendamento são devidamente mantidos e alterados sempre que necessário
- Estabelecer a ligação com o senhorio para garantir a manutenção do edifício, a fim de garantir um ambiente de trabalho propício
- Atualização de inventário de ativos e itens
Procurement
- Em colaboração com o Gestor do Procurement, incluindo solicitação de cotações e preparação dos processos de comparação de cotações
- Revisar a qualidade/autenticidade das faturas/recibos e VD’s e recalcular seu valor total, verificando se cumprem todos os requisitos do WCS (se todos os documentos de suporte estão correctos e válidos, garantir que seja obtida autorização e documentação apropriada para todas as despesas antes do upload no sistema de contabilidade
- Gerir, diariamente, o arquivo de documentos administrativos, financeiros, contabilísticos e jurídicos do Escritório
- Controlar o processo de pagamentos (payment vouchers), assegurando a sua existência e respectiva documentação de suporte, preparando os payment voucher sempre que necessário e enviá-los para o departamento financeiro para o devido pagamento
- Responsabilidades Adicionais: Outras responsabilidades que poderão ser designadas no âmbito do funcionamento do escritório
Requisitos
- Licenciatura em administração de empresas ou áreas relativas
- Formação média ou superior em Procurement, Gestão ou outra área que
se afigure relevante para a função - Excelente comunicação e relacionamento interpessoal
- Excelente capacidade de manutenção de registos e documentação
- Três anos de experiência consolidada, de preferência, em ONGs e/ou
outras instituições do sector privado - Excelente domínio de Word, PowerPoint e Excel
- Conhecimento profundo do mercado, especialmente no que tange aos
bens e serviços de saúde - Elevado nível de integridade e fiabilidade, com um forte senso de
urgência e orientação para resultados - Capacidade de negociação e orientação para o serviço de clientes
- Predisposição e orientação estratégica para resolução de problemas e
execução de tarefas múltiplas - Proficiência na comunicação oral e escrita em Português, e conhecimentos sólidos de Inglês
- Nacionalidade moçambicana
- Carta de Condução valida
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Os candidatos devem ter o direito de trabalhar em Moçambique no momento da candidatura
- Os candidatos interessados, que reúnam as qualificações, competências e experiência acima referidas, devem enviar as suas candidaturas para esta plataforma, usando o titulo: Assistente Administrativo e Procurement
- A WCS é um empregador de oportunidades iguais, e a organização cumpre todas as leis e regulamentos trabalhistas e de emprego que proíbem a discriminação na contratação e garante que candidatos de todas as origens sejam considerados de forma justa e consistente durante o processo de recrutamento. Dedicamo-nos a contratar e envolver uma força de trabalho diversificada. Estamos empenhados em cultivar um ambiente de trabalho inclusivo e procuramos futuros membros da equipa que partilhem esse mesmo valor
Detalhes
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Entidade
WCS – Wildlife Conservation Society
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Local
Maputo -
Categoria
Administração e Secretariado,
Aquisições e Procurement -
Tags
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Publicado
21.08.2024 -
Expira
26.08.2024 -
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Fonte:Emprego