O CICV está a recrutar um Assistente Administrativo do Departamento de WatHab, para Pemba, em Moçambique.
Descrição
  • Estamos procurando alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV. Encorajamos as candidaturas femininas
  • O assistente administrativo presta apoio administrativo e/ou de secretariado complexo, em todas as questões relacionadas com a logística, a administração e a documentação do WatHab
Funções
  • O Assistente Administrativo apoia os aspectos administrativos de todas as actividades de Água e Habitação do Projecto de Abastecimento de Água de Montepuez em estreita colaboração com colegas a todos os níveis da subdelegação de Pemba, com impacto tanto nas operações como nos processos de apoio:
  • Supervisiona todas as actividades administrativas de apoio à equipa de projecto
  • Documenta, redige e partilha a correspondência relativa aos pedidos formais recebidos pelo departamento
  • Redige boletins informativos mensais sobre as actividades do projecto e contribui para a comunicação interna
  • Acompanha os dados financeiros ao nível do projecto
  • Assegura que todos os documentos elaborados pela equipa de projecto para concursos e contratos estão completos e devidamente preenchidos antes de os submeter à logística para validação/ação
  • Controla todos os documentos de concursos e contratos redigidos pela equipa de projeto antes de os apresentar para validação
  • Compreende e conhece as regras de gestão financeira, os procedimentos logísticos e a gestão da informação da delegação
  • Prepara, controla e mantém um registo do calendário de pagamentos do contrato e assegura que os pagamentos ao contratante/trabalhadores diários, voluntários da CVM, membros da comunidade, etc, são efectuados atempadamente e de acordo com a tabela de pagamentos do contrato
  • Acompanha todos os aspectos relacionados com os departamentos de apoio, nomeadamente logística, finanças e administração e gestão da informação
  • Compreende as várias funções disponíveis no Portal de Dados do WatHab e no painel de controlo do PAM e utiliza-as regularmente para controlar a qualidade dos dados dos projectos de Montepuez; informa mensalmente os Gestores de Projeto sobre as supervisões ou erros identificados
  • Realiza reuniões mensais de informação para os recém-chegados
  • Prepara as reuniões através da criação de salas e materiais, incluindo a configuração técnica para chamadas em conferência, apresentações e videoconferências
  • Organiza a estrutura de preenchimento do Espaço da Equipa do projeto WatHab, cria pastas do Espaço da Equipa e DocSets, conforme necessário
  • Executa, de forma autónoma, tarefas complexas de secretariado, como se segue:
  • Supervisiona o fornecimento de artigos de papelaria para todo o departamento. Assegura-se de que todos os artigos são fornecidos atempadamente, disponibilizados e devidamente armazenados
  • Redige as actas das reuniões, quando necessário
  • Redige e finaliza correspondência, borderôs, apresentações internas, actas de reuniões e outros documentos, partilha informações entre os membros da equipa do projeto
  • Efectua traduções quando necessário
  • Antecipa, organiza e acompanha a deslocação do pessoal do WatHab de/para o terreno (frota, receção, briefings/debriefings para a equipa do projeto de abastecimento de água de Montepuez)
  • Ajuda na organização de seminários, sessões de formação e workshops
  • Faz a ligação com as partes interessadas externas, interlocutores e prestadores de serviços sobre todos os aspectos pertinentes às operações do Projeto de Abastecimento de Água de Montepuez, gerindo a base de dados de contactos
  • Contribui para a produção de ferramentas adaptadas às necessidades operacionais do seu serviço WatHab.
  • Aplica as melhores práticas de gestão da informação e assegura o cumprimento dos procedimentos, nomeadamente em termos de formação dos utilizadores (práticas e ferramentas), sempre que necessário.
  • Participa em acções de formação em GI para pontos focais de GI e mantém-se atualizado com conhecimentos básicos de GI
  • Mantém os ficheiros actualizados e assegura a gestão adequada dos registos
  • Realiza pesquisas sobre temas de interesse para o departamento
Requisitos
  • Diploma do ensino secundário ou formação equivalente
  • Excelente domínio (falado e escrito) da(s) língua(s) local(ais)
  • Excelente domínio (falado e escrito) do português
  • O conhecimento de inglês é uma vantagem
  • Conhecimentos de informática, incluindo o pacote Microsoft Office, SharePoint e IBM Lotus Notes
  • Cinco anos de experiência num cargo de secretariado, sendo a experiência profissional no CICV ou numa ONG internacional uma vantagem
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
  • Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno
  • Por favor, envie sua candidatura: CV, carta de apresentação, cópias de diplomas/certificados

Detalhes


Perguntas Frequentes

Como posso candidatar-me a vagas através do emprego.co.mz?

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Fonte:Emprego

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